Một dự án văn phòng làm việc hiệu quả vừa được Bộ phận Tài nguyên Văn phòng Cisco (WPR) thực hiện nhằm tối ưu hóa không gian làm việc và tiết giảm chi phí.
Cùng với sự gia tăng nhân lực lao động và khách hàng trên toàn cầu, áp lực mở rộng văn phòng để tăng tính hiệu quả nhưng lại tiết kiệm chi phí trong bối cảnh kinh tế mới đang trở thành thử thách của những người hoạch định chiến lược của công ty.
Hiện trạng vừa bí vừa phí
Nếu như quan sát những gì đang xảy ra, rất dễ thấy, ngày càng có nhiều nhân viên làm việc không theo giờ hành chính và môi trường truyền thống. Họ thường không ở văn phòng trong giờ làm việc. Trong khi đó, những cuộc bàn thảo kinh doanh với đối tác, với nội bộ… thì ngày càng nhiều. Dẫn đến nhu cầu sử dụng các không gian chung trong văn phòng ngày càng lớn.
Giống như nhiều công ty khác, Cisco đã thiết kế văn phòng theo cách truyền thống. Nghĩa là dành không gian cho những khoang làm việc của nhân viên, với bàn, máy tính, điện thoại… Kết quả là phòng họp thì thường thiếu và các bàn làm việc thì thường trống.
Tính trung bình, văn phòng và các khoang làm việc bị trống đến 65% thời gian. Điều này đồng nghĩa với việc chúng tôi và hầu như các doanh nghiệp (DN) khác đang phải trả một khoảng phí cho không gian làm việc không cần dùng đến, rất lãng phí, trong khi nhu cầu phòng họp không được đáp ứng.
Theo một nghiên cứu của các nhà khoa học Anh, không gian làm việc ảnh hưởng lớn đến chất lượng làm việc. Cụ thể, những không gian làm việc không có yếu tố mở, như các khoang làm việc thường thấy ở công sở hiện nay, sẽ hạn chế sự sáng tạo của nhân viên.
Câu hỏi đặt ra là tại sao đã bước qua thế kỷ XXI, với hàng loạt ứng dụng viễn thông, chúng ta vẫn làm việc trong môi trường khép kín của thế kỷ XX?
Câu hỏi đó khiến Cisco trăn trở khá nhiều. Bộ phận Tài nguyên Văn phòng Cisco quyết tâm thực hiện một dự án nghiên cứu về môi trường làm việc để từ đó, có thể đưa đến những cải tiến cho không gian làm việc của các DN.
Cisco có bốn bộ phận: Kỹ thuật, bán hàng, chăm sóc khách hàng và hành chính. Để có được ý kiến chung, chúng tôi tiến hành khảo sát bằng nhiều hình thức: phỏng vấn từng nhân viên, điều tra và quan sát thực tế. Dựa trên kết quả cuộc khảo sát này, Cisco đã triển khai mô hình công sở mới, đi ngược lại hoàn toàn mô hình cũ.
Mở rộng không gian
Cụ thể, không chú trọng dành không gian cho từng nhân viên mà dành không gian cho từng nhóm. Nếu như công thức thiết kế văn phòng làm việc cũ là 70% cho cá nhân và 30% cho không gian chung thì nay Cisco triển khai ngược lại, dành 70% cho không gian chung với phòng họp, phòng giải trí, nghỉ ngơi, không gian eCafe để nhân viên giao lưu với nhau…
Với không gian làm việc cho nhân viên, Cisco cũng tổ chức các bàn làm việc với hệ thống máy tính và điện thoại nhưng không cá nhân hóa các thiết bị này.
Mỗi nhân viên sẽ có một tài khoản riêng, chỉ cần đăng nhập, toàn bộ nội dung cũng như đường dây điện thoại riêng của người ấy sẽ được xác lập. Sau khi sử dụng bàn làm việc, người dùng có nghĩa vụ trả lại trật tự ban đầu cho bàn làm việc ấy để người sau có thể sử dụng.
Không gian chung được chúng tôi thiết kế theo mô hình của trường đại học, với yếu tố mở được đề cao, tháo gỡ những bức tường chắn giữa các bàn làm việc để lấy ánh sáng tự nhiên nhiều hơn.
Nhờ tận dụng không gian mở, chi phí cho kỹ thuật giảm đến 40%, chi phí xây dựng giảm hơn 40%, chi phí nội thất văn phòng giảm đến 50% và chi phí bất động sản giảm 37%.
Khảo sát của chúng tôi cho thấy, sau khi cải tiến, mở rộng không gian làm việc, mức độ yêu thích làm việc của nhân viên bất ngờ tăng đến hơn 70%. Khả năng tương tác với nhân viên khác tăng lên hơn 80%, năng suất lao động cũng tăng 80% và nhất là khả năng sử dụng phòng họp tăng lên 80%.
Tuy nhiên, cũng cần phải lưu ý rằng, để triển khai được không gian mở thay cho không gian làm việc truyền thống, DN sẽ phải đối mặt với ba vấn đề cốt lõi: Khả năng tài chính, khả năng thiết lập các quy định mới và quản lý sự thay đổi. Bởi, thiết kế không gian mở thì dễ nhưng để nhân viên, đón nhận lại không được như vậy.
DN cần đưa ra các điều kiện mới và chờ thời gian để nhân viên có thể thích ứng với sự thay đổi này. Ví dụ, quy định nhân viên không được vừa đi vừa nói điện thoại hoặc nói điện thoại quá lớn để tránh ảnh hưởng đến người khác.
Ngoài ra, với những DN có quy mô lớn, nhiều chi nhánh…, sự thay đổi cũng cần được tổ chức đồng nhất, như về màu sắc trang trí chẳng hạn, để có được nhận diện tốt cũng như việc thích ứng cho các nhân viên khu vực khác của công ty đến công tác cũng dễ dàng hơn.
Phan Thanh Sơn – GĐ Kỹ thuật Cisco Việt Nam
(Theo DNSG)
